QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO - QDT

CONCEITOS
• Técnica de organização de processos que mede a eficiência de um determinado setor administrativo
• Instrumento utilizado para analisar a efetividade na realização das atividades e atribuições das unidades da empresa, visando à distribuição e realização criteriosa, racional e balanceada das tarefas.
• Instrumento utilizado para analisar a efetividade na realização das atividades e atribuições das unidades da empresa, visando à distribuição e realização criteriosa, racional e balanceada das tarefas.

PÚBLICO ALVO
Essencialmente válida para níveis operacionais, pois mede tarefas exercidas, tempo gasto, e frequência. OBS: não se presta para medir o trabalho gerencial-tático, apenas gerencial-operacional. Nem se adapta a medir tarefas pouco normativas e adhocráticas, como desenvolvimento e manutenção de softwares, propaganda, cinema, teatro. Enfim, presta-se mais ao serviço burocrático, das áreas-meio e de produção.


CONCEITOS QUE DEVEM SER DOMINADOS PELO PROFISSIONAL QUE IRÁ ELABORAR UM QDT
O QDT é uma técnica para analisar TAREFAS. Dominar esses conceitos é importante para o analista; não para o funcioanário que vai responder ao QDT (o funcionário do setor). Ao funcionário é solicitado, apenas, que preencha o quadro com o que ele faz. O analista, ao analisar as tarefas informadas pelo funcionário, é que fará as críticas que envolverão e separarão os conceitos abaixo:

1. FUNÇÃO
Agregação de atividades análogas, interdependentes; se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo, assim, para maior eficácia, ter o seu desenvolvimento alocado a uma unidade organização específica, sob uma única direção.

2. ATIVIDADE
Agrupamento de tarefas complementares, correspondendo a um conjunto de tarefas/ações de cada unidade organizacional, com consumo de recursos e orientação um objetivo definido. Ex.: a função de compras se decompõe, em hipótese, por exemplo:de mercado, seleção de fornecedores, licitação, julgamento, adjudicação, diligenciamento, etc.

3. TAREFA
Meio pelo qual se atinge cada atividade ou objetivo global de cada unidade organizacional, compreendendo uma ou mais rotinas (passos, movimentos, micromovimentos) referentes aos empregados. Ex.: a atividade de licitação envolve as tarefas de elaboração de um edital, recebimento de propostas, efetividação do mapa comparativo de preços, etc.


CONCEITOS IMPORTANTES PARA A ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DE UM QDT
1. NATUREZA
Finalidade, objeto de trabalho, área funcional

2. SIMILARIDADE
Mesma “família”, identificação, mesmos processos, mesma legislação, mesma linguagem

3. COMPLEMENTARIEDADE
Passos e fases da tarefa ficam no mesmo setor, sempre que possível


SISTEMÁTICA DE ELABORAÇÃO DE UM QDT
1. Registro das tarefas individuais, com a alocação do tempo gasto e frequência pelo funcionário
Deve ser solicitado a cada funcionário que preencha um formulário (ver modelo anexo), no qual ele colocará todas as suas atribuições, sem que ele distingua (mesmo porque ele não sabe fazê-lo) atividades de tarefas). Ele deverá informar, estimandamente, o tempo gasto com cada atribuição e a frequência (se semanal, diária, mensal). As atribuições menos importantes ou mais esparças, ele poderá colocar em um item: DIVERSOS, sem a necessidade de informar frequência ou tempo, a menos que queira).

Após preenchidos os formulários individuais, a equipe de analistas (no caso, os grupos de trabalho) analisarão todos, obedecendo aos passos seguintes.

2. Agrupamento das tarefas em atividades do Setor, por natureza, similaridade e complementariedade
Montagem de um quadro do setor, englobando apenas as atividades (não os passos de cada uma delas), para criar o perfil do setor. Para diferenciar atividade de tarefa, busca-se as finalidades do setor, aquelas que fornecem os produtos, a razão de existir o setor, as as situações mais nobres para as quais o setor existe. A final dessa etapa, o setor deverá mostrar a sua "cara", o papel que ele realmente exerce na organização.

3. Análise crítica do QDT
Procede-se, nesta fase, à crítica geral do setor, a fim de se verificar se o setor está realmente cumprindo as funções da área, se está misturando áreas funcionais e, se estiver, quais os motivos (se interesse da empresa, ou se pura inadequação na distribuição das funções). Analisar-se-á, também nesta fase, os QDT individuais, criticando atividades e tarerfas, conforme as instruções abaixo. Ao final desta fase, os analistas deverão ter identificado os problemas, os erros de fluxo, tempo, capacidade profssional, distribuição e volume de trabalho e identificado o que pode ser melhorado para garantir mais eficência ao setor.

4. Elaboração do QDT ideal e fluxogramação das tarefas
Nesta fase, a equipe de analistas ja'estará em condi;óes de elaborar um QDT ideal para o setor setor e de cada um dos funcionários participantes da coleta de dados. Deverão ser observadas as questões colocadas em cada item abaixo para análise específica. Neste momento, dar-se-á ao setor uma nova identidade, uma proposta de um papel claro e eficaz para a empresa.


VARIÁVEIS QUE DEVEM SER CONSIDERADAS EM SEPARADO PARA ANÁLISE DA EFICIÊNCIA DO TRABALHO
São os nortes, as questões que realmente conferem eficiência ao trabalho. A equipe de analistas deverá estar, todo o tempo voltada para essas variáveis. Serão elas, se atendidas, a permitir que haja melhoria do trabalho e a fornecer aos analistas a capacidade de analisar criticamente os processos de trabalho e as pessoas nas organizações

1. TEMPO
Tempo gasto na realização de cada tarefa (muito? pouco? compatível com a importância?)

2. CAPACIDADE PROFISSIONAL
Habilidades e formação necessária para a tarefa (adequação? duplicidade? competência? satisfação? Produção? Concentração?)

3. EQUILÍBRIO NO VOLUME DE TRABALHO
Sobrecarga ou sub-utilização de pessoas (acúmulo? ociosidade?)

4. POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAÇÃO
Necessidade real da tarefa (informatizar? racionalizar? eliminar?)
SISTEMÁTICA DE ANÁLISE DAS VARIÁVEIS QUE INTERFEREM NA EFICIÊNCIA DO TRABALHO
Para medir cada variável, os analistas devem seguir o roteiro abaixo, buscando as respostas nas respostas dadas pelos funcionários analisados; analisando e comparando uns com os outros e com os conceitos dominados pela equipe.

• Variável Tempo
* quais atividades e tarefas que tomam mais tempo?
* são elas, realmente, as que deveriam tomar mais tempo?
* o tempo gasto está compatível com a importância?
* há relações formais/informais consumindo tempo demais?
* é dada a devida prioridade de execução às tarefas mais urgentes e importantes?

• Variável Capacidade Profissional
* são consideradas as habilidades e a formação técnica?
* há pessoal de nível superior fazendo trabalho de nível inferior? Ou o contrário?
* há indícios de necessidades de treinamentos?
* os empregados estão habilitados a utilizar as máquinas?
* há empregados executando tarefas que não tenham qualquer relação entre si?
* existem tarefas muito dispersas ou muito concentradas?

• Variável Equilíbrio no volume de trabalho dos funcionários
* há funcionários com sobrecarga e outros com folga de trabalho?
* Há acúmulo de trabalho?
* há queixas de excesso de trabalho ou de cansaço?
* há trabalhos que se processam em ondas?

• Variável Possibilidades preliminares de simplificação
* são, realmente, necessárias, todas as tarefas?
* há duplicidade de trabalho (retrabalho)?
* há possibilidades de informatização de alguma tarefa?
* é importante mudar a disposição física do local para agilizar o trabalho, o fluxo dos documentos?
* é possível rever o fluxo e a distribuição do trabalho para facilitar e agilizar a execução do mesmo?


SISTEMÁTICA DE ANÁLISE FINAL E GLOBAL DE UM QDT DE UM SETOR
Trata-se da análise final, conclusiva de um QDT, após analisar-se as variáveis que exercem importância fundamental para a eficiência do trabalho, o fechamento da análise deverá serguir os passos abaixo. Essas respostas darão ao administrador a dimensão dos seus problemas e os nortes para as soluções necessárias.

1. quais as atividades estão tomando mais tempo?
2. quais as atividades que deveriam tomar mais tempo?
3. que tarefas/ atividades poderiam ser suprimidas?
4. alguma tarefa ou atividade essencial está deixando de ser realizada?
5. o tempo gasto em cada tarefa é compatível com o grau de importância?
6. há coerência entre a capacitação técnica do empregado e as tarefas executadas?
7. há tarefas sendo executadas em duplicidade?
8. há equanimidade na distribuição do trabalho pelos empregados?
9. há compatibilidade entre os cargos dos empregados e as atividades?
10. há sobrecarga ou ociosidade no órgão?

FONTE: netuno.lcc.ufmg.br/~michel/docs/TextosDidaticos/.../qdt.doc
PROFESSORA MARIA HELENA MICHEL

Um meio muito eficiente para fazer isto é através do Kanban, como aqui: http://www.sabesim.com.br/gestao-de-projetos-tarefas-equipes-via-kanban.do

Em suma, a dedução conjugal significa que um cônjuge pode deixar o outro todos os seus bens livres de impostos imobiliários. Os bens herdados fazer parte do espólio do cônjuge sobrevivo e, a menos que o valor combinado é menor do que o montante isento, imposto sobre a propriedade pode ser devido à morte de que cônjuge.